Je stapt de deur uit bij je coach, of een goede vriend of vriendin met wie je een gesprek hebt gehad over de dingen die je de komende tijd wilt gaan doen. En op de een of andere manier doe je ze niet. Herkenbaar?
Een jaar of wat geleden ben ik me gaan verdiepen in ‘Getting Things Done’. GTD voor insiders, en dat zijn er inmiddels heel wat. GTD is systematisch nadenken over hoe je de dingen die je graag wilt doen ook werkelijk gedaan krijgt. Het is een manier om de innerlijke en uiterlijke chaos die bij het moderne leven lijkt te horen te bestrijden.
Eigenlijk raad ik iedereen aan om het boek van David Allen (de geestelijke vader van GTD) te kopen. Het heet: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Een fantastisch boek voor mensen die graag dingen voor elkaar willen krijgen, maar vaak tegen de chaos in hun eigen hoofd en ook tegen hun eigen uitstelgedrag aanlopen.
Een van de aspecten van GTD wil ik er nu uitlichten. Er valt nog veel meer over GTD te vertellen, maar dat volgt wellicht later.
GTD wil je helpen om je hoofd leeg te krijgen. Heel veel van het moderne werk dat wij 21e-eeuwse mensen doen is abstract van aard. Tot halverwege de vorige eeuw was heel veel werk juist tamelijk concreet. De timmerman timmerde stoelen, de boer ploegde zijn land, de huisvrouw poetste haar huis. Het taak die aan de beurt was diende zich redelijk vanzelf aan.
Zo gaat het meestal niet in de huidige maatschappij. Als je graag iets voor elkaar wilt krijgen, moet je daar vaak een aantal verschillende taken voor uitvoeren. Je moet een telefoontje plegen, je moet iets op internet uitzoeken, je moet met iemand overleggen of ze met je samen wil werken. Er zit vaak niet een duidelijke kop en een staart aan een taak. Bovendien weet je soms niet hoe je een taak moet aanpakken, of vind je het eigenlijk moeilijk of eng. En voor je het weet ben je aan het uitstellen, of blijft de taak gewoon liggen. Maar ondertussen ‘vuurt’ het wel in je hoofd: ‘eigenlijk moet ik met die-en-die bellen’. ‘Eigenlijk moet ik dat boek kopen’. ‘Eigenlijk moet ik die stapel uitzoeken’.
Zolang je hoofd niet ‘gerust’ is dat de taak is gedaan, blijft het seintjes geven: ‘kadootje kopen voor de leidsters van de creche’, ‘doorgeven dat ik niet naar de vergadering ga’…. etcetera. Je hoofd is eigenlijk tamelijk ‘dom’. Het geeft die seintjes ook op momenten dat je er toch niet naar kunt handelen, ’s avonds laat bijvoorbeeld, als je wilt gaan slapen. Dit is ontzettend uitputtend: je denkt soms wel 20x per dag aan iets, waar je op dat moment toch niets mee kunt doen. Je hoofd heeft geen slim ‘opslagsysteem’, waarin op het juiste moment een seintje komt dat er ergens aan gedacht moet worden.
Om dit ‘domme hoofd’ te helpen heeft David Allen GTD ontworpen. De kunst van GTD is om alle taakjes en taken, alle dingen die nog niet af zijn, alles waarvan je nog niet precies weet hoe het moet of wat je ermee wilt, om dat in een systeem te zetten. Alles wat in je hoofd zit, moet ergens anders naar toe: naar een lijst in je computer of op papier. Het ‘echte’ GTD-systeem is tamelijk geavanceerd, maar je zou gewoon kunnen beginnen met brainstormen over alle vage losse eindjes in je hoofd, en die opschrijven, totdat je echt niets meer kunt verzinnen. Alle plannetjes, alle half-affe taken, alle vage beloftes waar je nog iets over moet beslissen: alles schrijf je op. In de loop van de tijd blijf je dingen die in je hoofd springen opschrijven. Een keer per week controleer je dat lijstje. Je hoofd weet dan zeker dat er niets vergeten wordt, en kan zich gaan ontspannen.
Dit lege hoofd, dat zich niet de hele tijd druk hoeft te maken omdat er allerlei kleinere of grotere bommetjes kunnen ontploffen, krijgt nu ruimte voor nieuwe creativiteit, voor nieuwe plannen, voor het uitwerken van projecten.
Of gewoon voor een goed boek, of lekker zitten in de herfstzon…
