De weg naar de hel is geplaveid met goede voornemens, volgens een oud soefi-gezegde. Als coach heb ik veel te maken met veranderingsprocessen, zowel die van mezelf, als die van mijn cliënten. Die veranderingsprocessen hebben een innerlijke kant, maar soms moet er ook in de heel gewone tastbare realiteit iets gebeuren! Het is jammer als mensen na innerlijke doorbraken blijven steken in de enthousiaste plannenfase, en geen handen en voeten geven aan hun nieuwe vuur.
Getting Things Done is een systeem van denken over planning, organisatie en productiviteit dat mijzelf heel veel heeft gebracht. Vorige week schreef ik al over de eerste fase van orde brengen in de chaos van al de dingen die je zou moeten doen, eigenlijk zou willen, of waar je misschien juist wel van af wilt. Deze fase zou je de ‘verzamelfase’ kunnen noemen: je verzamelt al de losse eindjes in je hoofd, en schrijft die op een lange lijst. Je verzamelt ook alle fysieke ‘slingerdingen’ die in je (werk)kamer rondslingeren, rapporten, briefjes, papieren enzovoorts.
Dan volgt de fase waarin je al deze vage, onhandelbare taakjes en dingen (David Allen noemt dit ‘Stuff’, wat je zou kunnen vertalen als ‘spul’ of ‘troep’, maar dat ik nu onvertaald laat) gaat verwerken.
Je pakt een ding uit de verzamelde taken, en je gaat beslissen wat je daarmee wilt.
1.
Er is een kans dat je het weg wilt gooien. Doen! Hoe meer hoe beter!
2.
Als je er nu niets mee kunt doen, kun je twee dingen doen:
• of het moet later gebeuren: dan schrijf je in een (papieren of digitale) agenda een herinnering dat je het later moet doen. (En je bergt de bijbehorende papieren op in een archief).
• of je hoeft er niets mee te doen, maar je wilt het wel bewaren. Dan stop je het gewoon in je archief. Een archief is heel belangrijk, daarover later meer.
3.
Als je er wel iets mee kunt doen, ga je onderzoeken wat de eerstvolgende concrete actie is die je kunt doen. Hier is denkwerk voor nodig, dat vaak wordt uitgesteld, waardoor een taak alsmaar blijft staan. Als je bijvoorbeeld een telefoon wilt kopen, en je doet het alsmaar niet, is het waarschijnlijk dat er eerst andere acties moet doen, die je niet helder hebt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je eerst op internet moet uitzoeken welk toestel de beste prijs-kwaliteit verhouding heeft. Of dat je eerst moet uitzoeken of je niet liever via internet wilt gaan bellen. En dat je dan vervolgens moet uitzoeken of daar een ander soort toestel voor nodig is. Enzovoort.
4.
Als je opgehelderd hebt wat de eerstvolgende concrete fysieke actie is die je moet doen, zijn er een aantal mogelijkheden.
• Je gaat het doen, als het minder dan twee minuten kost (even iets opbergen, iets opzoeken, een kort telefoontje plegen).
• Je delegeert het aan iemand anders (en zet het op een lijstje ‘Wachten op’, zodat je later kunt checken of het echt gebeurd is, en of je het dus van je lijst af kunt strepen.
• Je stelt het uit (en zet het op een actielijst).
Als één actie niet voldoende is om het ‘ding’ uit je hoofd te krijgen, dan heet het in de terminologie van David Allen een ‘project’. Dit zet je op je ‘projectenlijst’. Elke project heeft twee of meer taken aan zich hangen, die je af moet handelen voor het project voltooid is.
Het is een goed idee om van tijd tot tijd die projectenlijst eens door te kijken. Mis je bepaalde projecten in je leven? Of zijn er projecten waar je je eigenlijk niet wezenlijk aan verbindt? Misschien is het tijd om bepaalde projecten in zijn geheel te schrappen, zodat je je tijd kunt stoppen in projecten waar je we helemaal achter staat.
