In het vorige blog over Getting Things Done heb je kunnen lezen over hoe je alle taken en andere belangrijke dingen kunt ordenen in overzichtelijke categorieën.
Nu is de kunst om je overzicht van alles wat je te doen hebt ook daadwerkelijk bij te houden. Getting Things Done werkt zo goed, omdat je als het ware ‘je hoofd leeg’ maakt, alle losse eindjes in een systeem stopt, zodat je er op kunt vertrouwen dat je niets vergeet. Juist met dit lege, relatief zorgeloze hoofd kun je goed creatief werk doen, of nieuwe stappen zetten. Als je je lijstjes echter niet bijhoudt, ben je binnen de kortste tijd weer aan het nadenken over ‘had ik dat nou al doorgegeven?’, ‘Oh ja, ik moet nog boeken verlengen bij de bibliotheek!’ etcetera. Het systeem werkt omdat je het ook daadwerkelijk systematisch bijhoudt. Anders ligt het al heel snel plat. (foto: www.flickr.com: Demi Brooke)
Belangrijk in het Getting Things Done-systeem is de ‘Weekly Review’: een wekelijks terugkerend ‘ritueel’ om je systeem werkend te houden. Hierbij hoort:
• Alle losse eindjes papier, visitekaartjes, notities, slingerende dingen: je stopt ze op de juiste plek in het archief, je doet er mee wat moet worden gedaan, of je gooit ze weg. Als je geen tijd hebt om ze te behandelen, stop je ze in je ‘In-bak’ (de bak waarin je alle inkomende post en dergelijke bewaart).
• Maak je hoofd leeg: bedenk of er deze week nog nieuwe projecten, actiepunten of andere onthoud-dingen in je hoofd zijn opgekomen, en schrijf ze op, in de juiste categorie.
• Kijk al je lijstjes na: streep door wat al gebeurd is, en kijk of er nieuwe ‘eerstvolgende acties’ (zie vorige blogs) moeten worden bedacht.
• Kijk je ‘Wachten op’-lijst na. Zijn er mensen die nog een herinnering moeten krijgen?
• Kijk je projecten-lijst na. Lopen alle projecten zoals je wilt? Zorg in elk geval voor één ‘eerstvolgende actie’ per project, zodat alle projecten in elk geval weer een stapje verder kunnen komen, als je er tijd aan besteed. • Kijk in je agenda van de afgelopen week, om te kijken of je nog nieuwe acties moet ondernemen, naar aanleiding van wat er afgelopen week is gebeurd.
• Kijk naar wat er de komende tijd in je agenda staat. Moet je daarvoor nog acties ondernemen? Schrijf ze in een passende categorie.
• Kijk op je ‘Someday-Maybe-lijst’ (Volgens mij heb ik nog niet verteld wat dit is: dit is een onderdeel in je lijst waarin je alle dingen die je ‘ooit, misschien’ wilt gaan doen (Japans leren, een lange wandeling maken naar Santiago de Compostela, een lezing geven etcetera). Misschien is het moment wel aangekomen om een eerste actie-stap te nemen. Misschien ook niet, en dan blijft het gewoon ‘Someday-Maybe’.
• Misschien zijn er nog andere, creatieve, bijzondere en spannende plannen in je gedachten opgekomen. Schrijf ze op je lijst, in de juiste categorie (eventueel de Someday-Maybe-lijst).
