De kunst is, als je alle lijstjes bijhoudt, en je hoofd leeg is, om ook daadwerkelijk dingen te gaan doen. Uiteindelijk is het hele ‘Getting Things Done’ bedacht om daadwerkelijk dingen voor elkaar te krijgen, die je belangrijk vindt om te doen.
Prioriteiten.
Maar welke dingen moet je nu eerst gaan doen? Hier is David Allen niet heel uitgesproken over. Het ligt eraan in welke omgeving je bent (als je geen computer bij de hand hebt kun je niets op internet opzoeken, als je niet in een winkel komt, kun je niets kopen). Het ligt eraan hoeveel tijd je hebt: als je maar een half uurtje de tijd hebt is het niet zinvol om met een grote taak te beginnen. En het ligt eraan hoeveel energie je hebt: aan het eind van een lange werkdag is het niet prettig om nog met een taak te beginnen die veel concentratie vraagt. Verder neem je tamelijk intuïtief de beslissing welke taak je prioriteit geeft. (foto: www.flickr.com. Fotograaf: 'belgianchocolate')
Bird’s Eye View
Daarbij geeft David Allen een model waarin je je kunt voorstellen dat je een vogel bent, die vanaf verschillende hoogtes haar/zijn leven beziet.
• op het niveau van de grond en de boomtoppen hou je je bezig met de dagelijkse dingen.
• op 100 meter bekijk je hoe het gaat met je huidige projecten (dit doe je wekelijks)
• op 200 meter bekijk je hoe het gaat met je huidige verantwoordelijkheden (dit doe je maandelijks)
• op 300 meter bekijk je hoe het gaat met je doelen voor de komende één à twee jaar (die doe je per kwartaal)
• op 400 meter bekijk je hoe het gaat met je doelen voor de komende vijf jaar (dit doe je jaarlijks)
• op 500 meter en hoger bekijk je of je tevreden bent met je manier van leven, en de richting die je leven en je werk heeft (dit doe je eens per zoveel jaar).
Dit zou je in je (eventueel digitale) agenda kunnen inplannen.
Elke (werk)dag
Om te beginnen met de dingen die je die dag gaat doen. Het maken van een echt werkbare to-do-lijst bevalt mij heel goed. Voordat ik mijn dag begin maak ik een klein lijstje met dingen die ik die dag werkelijk graag wil doen. Ik schat de tijd die elke taak kost. Ik zorg ervoor dat het ook concreet in die werkdag af kan komen (en plan dus niet voor 10 uur taken in of iets dergelijks). Elke dag plan ik zowel dringende dingen die heel concreet zij, maar ook, als het mogelijk is, wat meer ‘lange-termijn’-dingen, taken die meer met diepte-investering in inhoud te maken hebben. Ook ‘basis-taken’, zoals mail behandelen plan ik in. En tegenwoordig plan ik ook tijd in voor dingen als opruimen en archiveren (jaja, een wonder is geschied!)
Vervolgens ga ik ze ook doen en ik zet een wekker voor de tijd die ik ervoor had ingepland!
Het werken met een wekkertje of een timer bevalt mij ontzettend goed. Het voorkomt dat je oeverloos door-emmert met een taak, die je eigenlijk maar een beperkte hoeveelheid tijd wilt geven. Met name bepaalde dingen, zoals zoeken op internet naar iets kunnen vrijwel onbeperkt tijd opslurpen. Als je hier geen grenzen aan stelt, kan het zijn dat je aan het eind van de dag baalt dat de tijd door je vingers is geglipt.
100 meter
Het wekelijkse (‘100-meter’) overzicht is al in ‘Getting Things Done’ ingebouwd, door middel van het ‘Weekly Review’. Je zou dit laatste werkdag van de week kunnen doen, zodat je met een ‘opgeruimd hoofd’ het weekend in gaat, en de eerste werkdag van de volgende week weer ‘fris’ begint.
200 en 300 meter
Ook voor de ‘200’ en ‘300’ meter kun je vaste momenten in je agenda inplannen. Je zou daarvoor bijvoorbeeld elke eerste maandag van de maand kunnen nemen (om 12 uur, weet je meteen dat het weer tijd is om je te bezinnen als de sirene gaat!)
En elk kwartaal zou je bijvoorbeeld kunnen overzien op de eerste dag van de lente, zomer, herfst en winter (21 maart, juni, september en december). Elk seizoen heeft zo z’n eigen sfeer en kleur, en zo’n bezinningsmoment kan heel passend en zinvol zijn, om te kijken met welke intentie je het komende seizoen in wilt gaan.
400 en 500 meter
Voor de ‘400’ meter is misschien 1 januari een mooi moment (toch zo’n oersaaie, altijd mistige dag waarop niemand aanspreekbaar is, en er nooit iets leuks gebeurt).
En voor de ‘500’ meter: misschien rond elke keer als je een veelvoud van 5 jarig bent? Het zijn maar ideetjes, iedereen kan het best een eigen planning maken, maar het is zeker zinvol om af en toe even een pas op de plaats te maken, om te bekijken hoe de zaken ervoor staan, waar je eigenlijk mee wilt stoppen, waar je plaats voor wilt maken en welke koerswijziging je wilt doorvoeren in je leven.
